BG fordert eine Fachkraft für Arbeitssicherheit: In 5 Tagen zur Bestellung

Ein Briefumschlag von der Berufsgenossenschaft, eine Frist im Betreff, und im Betrieb herrscht Ratlosigkeit: Soll jetzt eine Fachkraft für Arbeitssicherheit her? Die gute Nachricht zuerst: Gefordert ist keine Einstellung, sondern die Erfüllung Ihrer Betreuungspflicht nach § 5 ASiG und DGUV Vorschrift 2. Die lässt sich auch unter Zeitdruck organisieren, meist über eine externe Fachkraft. Entscheidend ist, dass Sie das Schreiben richtig einordnen und die Tage bis zum Fristende mit System nutzen.

Welches Schreiben haben Sie erhalten? Die 3 Formen im Überblick

Bevor Sie handeln, lohnt ein Blick auf das Papier selbst. Die Berufsgenossenschaft kontaktiert Betriebe in sehr unterschiedlichen Formen, und die Form entscheidet darüber, wie viel Eile wirklich nötig ist. Im Wesentlichen gibt es drei Stufen:

• Hinweis oder Beratung der Aufsichtsperson: Ein Gespräch oder ein Schreiben ohne Frist. Die Aufsichtsperson weist auf die Betreuungspflicht hin und bietet Unterstützung an. Sie erkennen diese Stufe an einem beratenden Ton ohne angekündigte Folgen.
• Mängelschreiben mit Fristsetzung: Die Berufsgenossenschaft stellt einen Verstoß fest, etwa eine fehlende Bestellung, und setzt eine Frist zur Behebung. Hier sollten Sie zügig handeln.
• Förmliche Anordnung der Aufsichtsperson: Die Aufsichtsperson Ihrer Berufsgenossenschaft ordnet nach § 19 SGB VII konkret an, welche Maßnahmen Sie zur Erfüllung der Unfallverhütungsvorschriften zu treffen haben, etwa die Bestellung nach DGUV Vorschrift 2. Bei Gefahr im Verzug ist eine solche Anordnung sofort vollziehbar; in der Regel enthält sie eine Rechtsbehelfsbelehrung.

Die Frist im Schreiben bestimmt den Takt Ihres Fahrplans. Bei einem Hinweis haben Sie Spielraum, bei einem Mängelschreiben wird die Zeit knapp, bei einer förmlichen Anordnung zählt jeder Tag. Heben Sie das Schreiben mit Eingangsdatum auf, egal welche Stufe vorliegt.

Was die Berufsgenossenschaft tatsächlich fordert (und was nicht)

Viele Betriebe lesen aus einem BG-Schreiben heraus, sie müssten eine Fachkraft einstellen. Das stimmt so nicht. Nach § 5 Abs. 1 ASiG hat der Arbeitgeber Fachkräfte für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen und ihnen die Aufgaben nach § 6 ASiG zu übertragen. Die DGUV Vorschrift 2 konkretisiert: Der Unternehmer hat Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen und die Erfüllung dieser Pflicht auf Verlangen nachzuweisen. Gefordert ist also die Erfüllung der Betreuungspflicht, und für die gibt es je nach Betriebsgröße mehrere Wege.

Welches Betreuungsmodell für Sie infrage kommt, richtet sich nach der Zahl Ihrer Beschäftigten. Jede BG setzt die DGUV Vorschrift 2 in eigener Fassung um. Prüfen Sie die Regelung Ihrer BG. Die folgenden Modelle entsprechen der VBG-Fassung der DGUV Vorschrift 2:

• Bis zu 20 Beschäftigte: Betreuung über ein Kompetenzzentrum (Kompetenzzentrenmodell nach Anlage 4), ohne feste Einsatzzeiten.
• Mehr als 20 Beschäftigte: Regelbetreuung nach Anlage 2, meist über eine externe Fachkraft, im Verbund oder intern. Die Einsatzzeiten richten sich nach der Betreuungsgruppe, mit einem Mindestanteil von 20 % der Grundbetreuung je für die Fachkraft für Arbeitssicherheit und den Betriebsarzt. Wie viele Stunden Ihr Betrieb braucht, zeigt der Einsatzzeitenrechner.
• Alternativ bei bis zu 50 Beschäftigten: das Unternehmermodell nach Anlage 3, wenn der Unternehmer aktiv ins Betriebsgeschehen eingebunden ist und die Aufgaben nach entsprechender Fortbildung selbst übernimmt. Für einige Betriebsarten liegt die Grenze bei 30 Beschäftigten, in der VBG-Fassung etwa für Zeitarbeit, Forschung und Entwicklung oder Kultur- und Unterhaltungseinrichtungen. Welche Betriebsarten das sind, steht in Anlage 3 der DGUV Vorschrift 2 Ihrer BG.

Wichtig: Wer eine vollziehbare Anordnung der Aufsichtsperson nach § 19 Abs. 1 SGB VII missachtet, riskiert nach § 209 SGB VII eine Geldbuße bis zu 10.000 €. Ergänzend kann die staatliche Arbeitsschutzbehörde einschreiten: Sie kann nach § 12 ASiG die Bestellung anordnen und dafür eine angemessene Frist setzen; ein Verstoß gegen diese Anordnung kann nach § 20 ASiG mit einer Geldbuße bis zu 25.000 € geahndet werden.

Wie häufig ein Behördenkontakt der Auslöser für die Suche nach einer Fachkraft ist, zeigt eine Auswertung von Safest: Von 625 Unternehmen mit konkretem Anlass nannten 41 % die Berufsgenossenschaft, eine Unfallkasse oder eine Behörde als Auslöser. Sie sind mit Ihrer Situation also nicht allein, und der Ablauf lässt sich planen.

Der 5-Tage-Fahrplan: Von der Aufforderung zur Bestellung

Fünf Arbeitstage sind ein realistischer Rahmen, keine Garantie, denn wie schnell die Angebote eintreffen, hängt von den Anbietern ab. In der Regel reichen sie aus, um von der Aufforderung zur schriftlichen Bestellung zu kommen. Voraussetzung: Sie gehen die Tage mit System an und verzetteln sich nicht in Eigenrecherche. Der Fahrplan geht davon aus, dass Sie eine externe Fachkraft beauftragen. Kommt für Sie das Unternehmermodell infrage, klären Sie das am besten direkt mit Ihrer BG.

Tag 1: Schreiben prüfen und Bedarf einmal beschreiben

Beginnen Sie mit dem Schreiben selbst: Welche Stufe liegt vor, welche Frist ist gesetzt, welche Leistung wird gefordert? Notieren Sie anschließend Ihre Beschäftigtenzahl, Ihre Standorte und ob Sie nur Arbeitssicherheit brauchen oder die Kombination aus Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin.

Dann beschreiben Sie Ihren Bedarf einmal über das Safest-Formular, inklusive Frist und Auslöser, etwa dem BG-Schreiben.

Safest qualifiziert Ihre Anfrage anhand der Daten und leitet sie noch am selben Tag an passende Partnerdienstleister weiter. Sie erhalten eine E-Mail mit bis zu 3 ausgewählten Anbietern inklusive Kontaktdaten. Diese Anbieter melden sich anschließend mit einem Angebot bei Ihnen.

Ist die Frist zu knapp, kontaktieren Sie früh die Aufsichtsperson, belegen Sie den laufenden Stand, etwa mit der Bestätigung Ihrer Anfrage, und bitten Sie um eine Verlängerung.

Tag 2: Angebote vergleichen

In der Regel liegen in den Folgetagen die ersten Angebote vor. Vergleichen Sie die Angebote nach Betreuungsumfang, Einsatzzeiten und Erreichbarkeit der Fachkraft, nicht nur nach dem Stundensatz. Ein günstiger Satz nützt wenig, wenn die Begehungen später doch nicht terminierbar sind.

Welche Fragen Sie dem Anbieter im Erstgespräch stellen sollten und welche Warnsignale es gibt, haben wir im Ratgeber Fachkraft für Arbeitssicherheit: Passenden Anbieter finden gebündelt.

Tag 3: Kapazitäten und Standorte prüfen

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, klären Sie drei Punkte, die in der Praxis am häufigsten schiefgehen:

• Freie Kapazitäten: Kann der Anbieter die Betreuung tatsächlich aufnehmen und die geforderten Einsatzzeiten im laufenden Jahr erbringen?
• Echte Standorte: Ist der Anbieter an Ihrem Standort wirklich präsent, oder betreut er Sie aus großer Entfernung mit entsprechenden Fahrtkosten?
• Kombination aus Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin: Bietet der Anbieter beides an? Viele Dienstleister decken die Kombination nicht ab, und dann brauchen Sie zwei Vertragspartner.

Wie wichtig die Kapazitätsfrage ist, zeigt eine Safest-Befragung: Von 490 befragten Arbeitsschutz-Anbietern gaben 23 % an, keine weiteren 400 Einsatzstunden aufnehmen zu können. Genau diese Punkte prüft Safest im Vermittlungsprozess, damit Sie Angebote von Anbietern erhalten, die nachweislich Qualitätsanforderungen erfüllen und freie Kapazitäten haben.

Tag 4: Vertrag und Betreuungsumfang festlegen

Halten Sie im Vertrag den Betreuungsumfang, die Einsatzzeiten und die Erreichbarkeit der Fachkraft fest. Achten Sie darauf, dass die Fachkraft proaktiv arbeitet, also mit festen Begehungsterminen im Jahresplan, statt Leistungen nur auf Abruf zu erbringen. Die Verantwortung für die Betreuung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn im Vertrag Stunden stehen, die nie erbracht werden. Weitere Vertragsfallen zeigt der Ratgeber Kosten Arbeitssicherheit.

Tag 5: Schriftlich bestellen und Nachweis an die BG senden

Bestellen Sie die Fachkraft schriftlich, wie es § 5 Abs. 1 ASiG verlangt, und informieren Sie Ihre Beschäftigten über die Art der Betreuung und die bestellte Fachkraft. Senden Sie der Berufsgenossenschaft anschließend innerhalb der Frist den geforderten Nachweis, also die schriftliche Bestellung bzw. den Vertrag, mit Verweis auf das Schreiben. Was danach kommt: die Erstbetreuung, bei der im ersten Jahr oft zusätzlicher Aufwand entsteht, und die Gefährdungsbeurteilung als zentrale erste Aufgabe der Fachkraft.

Mehrwert: Wie Safest Ihnen die Anbietersuche abnimmt

Bei der Anbieterauswahl in Eigenregie geht die meiste Zeit verloren: Recherche, Anrufe und den Bedarf bei jedem Anbieter neu erklären. Diesen Teil können Sie an Safest abgeben. Statt selbst herauszufinden, welcher Anbieter an Ihrem Standort präsent ist und überhaupt noch Kapazitäten hat, erhalten Sie nur Angebote von Anbietern, die diese Prüfung bereits durchlaufen haben. Sie erklären Ihren Bedarf ein einziges Mal statt jedem Anbieter einzeln. So bleibt Ihre Zeit für das, was zählt: die Bestellung fristgerecht abzuschließen.

Fünf Tage bis zur Bestellung: Mit System statt Panik

Ein Schreiben der Berufsgenossenschaft ist unangenehm, aber kein Grund zur Panik. Ordnen Sie das Schreiben ein, prüfen Sie, welches Betreuungsmodell zu Ihrer Betriebsgröße passt, und folgen Sie dem Fünf-Tage-Fahrplan: Bedarf beschreiben, Angebote vergleichen und Kapazitäten prüfen, Vertrag festlegen, schriftlich bestellen und den Nachweis an die BG senden. Mit einem strukturierten Vergleich halten Sie die Frist ein, ohne Ihre eigentlichen Aufgaben liegen zu lassen.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich an die zuständige Berufsgenossenschaft oder eine fachkundige Stelle.

Über den Autor

Noah Wetjen

Gründer von Safest

Noah hat Safest gegründet und kennt den Markt für Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin aus mehr als acht Jahren Praxis. In seinen Beiträgen erklärt er gesetzliche Pflichten und betriebliche Anforderungen verständlich für Unternehmen.

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